Las empresas privadas con al menos un empleado pueden ofrecer formación bonificada o programada a su personal. Estos cursos buscan mejorar las habilidades laborales de los empleados y permiten a las empresas obtener bonificaciones en los Seguros Sociales, siempre que se cumplan ciertos requisitos.
En el caso de la Formación Bonificada o Programada, las empresas deben registrar todos los gastos de las acciones formativas y las bonificaciones obtenidas en una cuenta o epígrafe específico bajo la denominación «Formación Profesional para el Empleo». Generalmente, las empresas utilizan cuentas separadas o denominaciones específicas en su contabilidad para los costos y bonificaciones relacionados con la seguridad social, con la referencia común de “Formación Profesional para el Empleo”.
Contabilización de Gastos y Bonificaciones
Para registrar los gastos, se utilizan cuentas del Grupo 6, como:
- 649 Otros Gastos Sociales
- 623 Servicios Profesionales Independientes
Para contabilizar la bonificación, se pueden emplear las siguientes cuentas:
- 740 Subvenciones Oficiales a la Explotación
- 741 Otras Subvenciones a la Explotación
- 755 Ingresos por Servicios al Personal
- 759 Ingresos por Servicios Diversos
Las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social se registrarán conforme a la normativa de subvenciones y donaciones del Plan General de Contabilidad, según los Reales Decretos 1514/2007 y 1515/2007, y la Orden JUS/319/2018 para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales.
Naturaleza Contable de los Gastos de Formación
Los gastos de formación del personal se consideran gastos de personal y se contabilizan en la cuenta 649 Otros Gastos Sociales. Si se imputan costes internos (como personal o amortización) para justificar un curso bonificado, se debe elaborar una memoria justificativa que relacione estos costes con su contabilización, indicando siempre “Formación Profesional para el Empleo”.
Contabilización y Aplicación de la Bonificación
La factura de formación se contabiliza en la cuenta 649 Otros Gastos Sociales. La bonificación puede registrarse en una cuenta del grupo 74 o 75, o bien, reducir el gasto ocasionado (cuenta 642) por este concepto, siempre que el impacto sea mínimo. También es posible usar una cuenta en el subgrupo 74, denominada “Ingresos por la Formación Profesional para el Empleo”.
Alternativamente, se pueden utilizar cuentas como la 476000 del subgrupo 476 “Organismos de la Seguridad Social. Acreedores” y la cuenta 642200 del subgrupo 642 “Seguridad Social a cargo de la Empresa”, ambas con la denominación “Bonificación Formación Profesional para el Empleo”.
En la cuenta separada o epígrafe específico de «Formación Profesional para el Empleo», solo se deben incluir los gastos de acciones formativas comunicadas en la aplicación telemática y aquellas que se bonifiquen. Los cursos sin bonificación no deben registrarse en esta cuenta.
Ejemplo Práctico
Supongamos que una empresa en marzo tiene las siguientes cuentas y operaciones:
- Factura por formación continua: 500 €, con una bonificación total de 500 €.
- Resumen de nóminas de marzo:
- Cuenta 640: Sueldos y salarios = 3,000 €
- Cuenta 642: Seguridad Social a cargo de la empresa = 600 €
- Cuenta 4751: Hacienda Pública acreedora retenciones = 250 €
- Cuenta 476: Organismos Seguridad Social acreedora = 850 € (sin descontar bonificación)
- Cuenta 465: Líquido a pagar = 2,500 €
Registro Contable Inicial
Para la factura de formación no pagada:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 649 | Otros Gastos Sociales (Formación Profesional para el Empleo) | 500 | |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios (Formación Profesional para el Empleo) | 500 |
Pago de la Factura de Formación
Para el pago de la factura:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 410 | Acreedores por prestación de servicios (Formación Profesional para el Empleo) | 500 | |
| 572 | Bancos (Formación Profesional Empleo) | 500 |
Registro de la Bonificación en los Seguros Sociales
Para reflejar la bonificación en los Seguros Sociales:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 640 | Sueldos y Salarios | 3,000 | |
| 642 | SS cargo empresa | 600 | |
| 4751 | HP acreedora retenciones | 250 | |
| 476 | SS acreedora | 350 | |
| 465 | Líquido a pagar | 2,500 | |
| 755 o 740 | Ingresos por servicios diversos. Bonificación formación continua (Formación Profesional para el Empleo) | 500 |
Pago de los Seguros Sociales Reducidos
Para el pago de los seguros sociales con la bonificación aplicada:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 476 | OOSS acreedora | 350 | |
| 572 | Bancos | 350 |
Seria recomendable crear subcuentas específicas para «Formación Profesional para el Empleo», como 755001 en la cuenta 755 o 4100001 en la cuenta 410, para una mayor claridad en la contabilidad. Es necesario adaptar dicha contabilización, al criterio contable que realiza cada empresa.