Qué documentación hay que guardar de un curso bonificado, y durante cuánto tiempo
De cada curso bonificado hay que poder demostrar que se hizo, quién lo hizo, cuánto costó y que se pagó. Eso significa conservar las facturas y sus justificantes de pago, los registros de conexión o asistencia, la información a la RLT si existe y la documentación de los participantes. Recomendamos guardarla al menos 6 años.
¿Qué documentos hay que guardar?
| Documento | Para qué sirve | Quién lo custodia |
|---|---|---|
| Contrato de encomienda | Autoriza a la entidad a gestionar | Empresa y entidad |
| Información a la RLT y su informe | Cumplir el trámite, si hay RLT | Empresa |
| Datos y fichas de participantes | Demostrar quién se formó | Entidad y empresa |
| Registro de conexiones y actividades | Demostrar que el curso se hizo | Entidad organizadora |
| Facturas del curso | Justificar el coste | Empresa |
| Justificantes de pago | Demostrar que se pagó | Empresa |
| Liquidación de cotizaciones con la bonificación | Demostrar el descuento aplicado | Empresa o asesoría |
| Cálculo de la cofinanciación, si aplica | Justificar la aportación de la empresa | Empresa |
¿Durante cuánto tiempo?
La documentación tiene que estar disponible mientras FUNDAE o la administración puedan revisar la bonificación. Como asesor fiscal, mi recomendación es conservarla al menos 6 años, que es el plazo general que el Código de Comercio fija para la documentación contable de la empresa. Así la formación queda archivada con el mismo criterio que el resto de facturas y no hay que llevar un calendario distinto.
El error que más cuesta en una revisión: el pago
Las empresas suelen guardar la factura, pero no el justificante de pago. En una revisión, una factura sin pago acreditado es un coste sin justificar. Recomendamos archivar juntos, por curso, la factura, el justificante bancario y la liquidación en la que se aplicó la bonificación.
En Estudios Anamar custodiamos los registros de conexión y la documentación de gestión de cada curso, y la facilitamos a la empresa si la necesita en una revisión. Sobre qué se revisa en una inspección, tienes qué revisa FUNDAE en una inspección de formación.
Ejemplo ilustrativo
Un curso bonificado en noviembre de 2026 y aplicado en la liquidación de diciembre, presentada en enero de 2027. Con la recomendación de 6 años, la empresa conserva su documentación como mínimo hasta enero de 2033.
El orden de los trámites está en el checklist para bonificar tu primer curso, y el asiento contable, en cómo contabilizar la formación bonificada. El plazo de conservación de la documentación contable está en el Código de Comercio.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentación hay que guardar de un curso bonificado?
El contrato de encomienda, la información a la RLT si existe, los datos de los participantes, los registros de conexión o asistencia, las facturas, los justificantes de pago, la liquidación de cotizaciones con la bonificación y, si la empresa cofinancia, el cálculo de su aportación.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de la formación bonificada?
Mientras FUNDAE o la administración puedan revisar la bonificación. Recomendamos conservarla al menos 6 años, el plazo general de conservación de la documentación contable según el Código de Comercio, y archivarla junto con el resto de facturas del ejercicio.
¿Quién guarda los registros de conexión de un curso online?
Normalmente la entidad organizadora o la plataforma de teleformación, que registra las conexiones y actividades de cada alumno. La empresa debe asegurarse de que la entidad los conserva y de que puede facilitárselos si los necesita en una revisión.
¿Qué pasa si no puedo justificar un curso bonificado?
Si en una revisión la empresa no puede demostrar que el curso se hizo, quién lo hizo o que lo pagó, la bonificación puede considerarse indebida y tendrá que devolverla con los intereses o recargos que correspondan. Por eso conviene archivar cada curso completo al terminarlo.
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