Dada la publicación, en fecha de 6 de diciembre de 2023 del Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación de acuerdo a lo contemplado legalmente, aprovechamos para exponer un breve resumen acerca de la situación actual sobre el proceso de facturación, el cual está en proceso de cambio significativo al que tendremos que adaptarnos durante los próximos meses.
Así, por un lado está la obligación respecto al proceso de facturación, que afecta a todas las empresas y autónomos con independencia de su tamaño radicados en el territorio nacional, excepto País Vasco y Navarra (que tienen su propio sistema), salvo a aquellos empresarios acogidos al SII, ni a algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca, y tampoco a una serie de operaciones excluidas de la obligación de facturar.
A este respecto, la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, contempla una serie de exigencias para aquellos software que lleven a cabo procesos de contabilidad, facturación o gestión.
En concreto, esta normativa exige que este tipo de software garantice la “integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.
Artículo 2 bis Factura electrónica en el sector privado
A efectos de lo dispuesto en esta ley:
- 1. Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.
- 2. Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. De la misma forma, las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica.
- 3. Durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.
- 3 bis. El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
- 4. Las empresas prestadoras de los servicios a que alude el artículo 2.2, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones.
Las empresas prestadoras de los servicios a que alude el artículo 2.2, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. Este deber es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones.
No obstante, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor solo están obligadas a emitir facturas electrónicas en los términos previstos en el párrafo anterior cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos. - 5. El Gobierno podrá ampliar el ámbito de aplicación de lo dispuesto en el apartado 4 a empresas o entidades que no presten al público en general servicios de especial trascendencia económica en los casos en que se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios que prestan, y emitan un número elevado de facturas.
- 6. Las facturas electrónicas deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.
Así mismo, los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas deberán respetar los requisitos a los que se refiere el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y su desarrollo reglamentario. - 7. Las empresas prestadoras de servicios a que alude el apartado 4 deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento. - 8. El período durante el que el cliente puede consultar sus facturas por medios electrónicos establecido en el artículo 2.1.b) no se altera porque aquel haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
- 9. Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros. La sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 19.2 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Idéntica sanción puede imponerse a las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las demás obligaciones previstas en el artículo 2.1. Es competente para imponer esta sanción la persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.
Tras la citada Ley, un Reglamento viene a desarrollar esta normativa a fin de definir y concretar las especificaciones técnicas que ha de cumplir un software de facturación, entre otras funciones, para considerar que cumple las exigencias de integridad, inalterabilidad, etc. enumeradas en la Ley 11/2021 antes citadas.
Finalmente, como señalábamos al principio, el día 6 de diciembre de 2023 se publicó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación de acuerdo a lo contemplado legalmente.
Este Real Decreto define qué se considera un registro de factura, con un formato y estructura determinados, incluyendo una serie de elementos informáticos de seguridad (hashes encadenados y firma electrónica) a fin de asegurar que dicho registro no pueda ser modificado una vez creado sin que quede el correspondiente registro de dicha modificación.
Además, a este Real Decreto le seguirá una Orden Ministerial de desarrollo técnico en la que se contengan las disposiciones de carácter técnicos a las que los programas de facturación deben someterse en un plazo máximo de 9 meses desde que esta Orden se publique, que no tardará mucho en hacerlo.
Asimismo, las empresas de software deberán incluir en sus programas una “declaración responsable” de cumplimiento de esta normativa.
Importante señalar que este Reglamento recientemente publicado establece como fecha límite para las empresas adaptarse y trabajar con este tipo de sistemas el día 1 de julio de 2025. A partir de dicha fecha, aquella empresa o autónomo que para facturar no utilice un sistema que contemple lo recogido en la Ley y Reglamento reseñados estará expuesta a importantes sanciones.
Por tanto, llegada dicha fecha, deberemos contar con un software de facturación que cumpla con los citados requisitos legales.
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Por otro lado está la llamada facturación electrónica.
En este sentido, la Ley Crea y Crece, en vigor desde el pasado mes de octubre de 2022, introdujo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales de todo el territorio nacional y sin tener en cuenta tamaño de la empresa o la actividad para cuando facturen a otros empresarios o profesionales (B2B), que su desarrollo reglamentario ya está en proceso y, con él, comenzará a correr el plazo para adaptarse a este cambio normativo. De momento, por tanto, no hay fecha de entrada en vigor para esta obligación.
En estos casos, facturación B2B, se tendrá que llevar a cabo a través de un sistema de facturación electrónica que generará un fichero .xml que se pondrá a disposición del destinatario a través de un portal (público o privado).
Por tanto, en estos casos (B2B) ya no valdrá emitir una factura en PDF y enviársela por correo o cualquier otro medio al destinatario.
Lo normal es que los proveedores de software de facturación contemplen también esta circunstancia y desde el programa de facturación se permita llevar a cabo el proceso de facturación electrónica.
Esta otra obligación está todavía pendiente de desarrollo reglamentario y no hay fecha todavía de entrada en vigor de forma generalizada como se pretende ya que, a día de hoy, sí que hay ciertas personas para determinados casos que están obligadas a facturar electrónicamente, pero no se encuentra generalizado este sistema de facturación tal y como se pretende para el ámbito B2B, esto es, entre empresarios y/o profesionales. Fuente
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Fuentes: Boletin Oficial del Estado